Prozessautomatisierung und KI-Integration für den Mittelstand

Ihre Leute sind zu gut zum Abtippen.

Wir automatisieren wiederkehrende Büroarbeit: Auftragserfassung, Rechnungseingang, Postfach, Angebote und Berichte. KI setzen wir dort ein, wo sie sich rechnet, angebunden an ERP, DATEV und Outlook. Ihre bestehenden Systeme bleiben, wie sie sind.

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Auftrag 24-1187Eingang per E-Mail · Bestellung als PDF
  1. Bestellung von Brandt Metallbau erkannt
  2. 14 Positionen ausgelesenArtikel, Mengen, Wunschtermin
  3. Preise mit Rahmenvertrag abgeglichen1 Abweichung markiert
  4. Auftrag im ERP als Entwurf angelegt
  5. Geprüft und freigegeben von M. Schulte
  6. Auftragsbestätigung an den Kunden versendet
Handarbeit: eine Prüfung statt 14 Positionen abtippen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Die Bestellung kam wieder als PDF. Ich tipp die eben ab.
  • Welche Preisliste gilt denn jetzt? Die im Laufwerk oder die von Klaus?
  • Die Auftragsbestätigung vom Lieferanten hat keiner geprüft. Jetzt stimmt der Liefertermin nicht.
  • Das weiß nur Frau Becker. Und die ist im Urlaub.
  • Für den Montagsbericht baue ich mir freitags drei Excel-Listen zusammen.

Das ist keine Schlamperei. Das ist Arbeit, für die niemand eingestellt wurde und die trotzdem jeden Tag anfällt. Genau die nehmen wir Ihnen ab.

Was kostet Sie eine Routineaufgabe im Jahr?

Nehmen Sie einen Ablauf, der Sie stört. Bestellungen erfassen, Rechnungen prüfen, Anfragen beantworten. Und rechnen Sie selbst.

Stück
Min.
€
Arbeitszeit pro Jahr
368 Stunden
In Vollzeitstellen
0,2
Kosten pro Jahr
17.664 €

Laufen davon 70 Prozent automatisch, werden rund 12.365 € im Jahr frei. Gerechnet mit 46 Arbeitswochen und 1.650 produktiven Stunden je Vollzeitstelle.

Anwendungsbeispiele: Wo wir bei Ihnen anfangen würden

Acht Abläufe, die wir in mittelständischen Betrieben immer wieder sehen. Jeweils: wie es heute läuft, wie es nach der Automatisierung läuft, und ob dafür überhaupt KI nötig ist.

Vertrieb

Bestellungen, die sich selbst erfassen

Mit KI

Heute
Bestellungen kommen als PDF, als Scan oder einfach im Mailtext. Der Innendienst tippt jede Position ins ERP, gleicht Preise ab und schreibt die Auftragsbestätigung.
Danach
Jede Bestellung wird ausgelesen, egal in welchem Format. Artikelnummern und Preise werden gegen Ihre Stammdaten geprüft, der Auftrag liegt als Entwurf im ERP. Ihr Innendienst prüft nur noch und gibt frei.
Arbeitet mit
Outlook, SAP Business One, weclapp, Sage, Excel-Preislisten
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Ausführlich im Ratgeber

Einkauf

Auftragsbestätigungen, die wirklich geprüft werden

Mit KI

Heute
Die ABs der Lieferanten landen im Postfach. Ob Preis, Menge und Liefertermin zur Bestellung passen, schaut man sich an, wenn Zeit ist. Also selten.
Danach
Jede AB wird automatisch mit Ihrer Bestellung abgeglichen. Passt alles, wird sie abgelegt. Weicht etwas ab, landet genau diese Abweichung als Aufgabe beim zuständigen Einkäufer.
Arbeitet mit
ERP, E-Mail-Postfach, Lieferantenportale

Buchhaltung

Eingangsrechnungen ohne Umlaufmappe

Mit KI

Heute
Rechnung ausdrucken, stempeln, Kostenstelle draufschreiben, zur Freigabe in die Abteilung tragen, zurück in die Buchhaltung. Und hinterher suchen, wo sie hängen geblieben ist.
Danach
Rechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellung und Lieferschein geprüft und digital zur Freigabe geschickt. Freigegebenes geht direkt an DATEV. E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format laufen gleich mit.
Arbeitet mit
DATEV, ERP, E-Mail, XRechnung, ZUGFeRD
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Ausführlich im Ratgeber

Service

Das Wissen von Frau Becker, für alle abrufbar

Mit KI

Heute
Handbücher, Wartungsprotokolle und alte Servicefälle liegen verteilt auf Laufwerk, Papier und in einzelnen Köpfen. Der Techniker vor Ort ruft im Büro an und hofft, dass jemand rangeht.
Danach
Ein interner Assistent kennt Ihre Unterlagen. Der Techniker fragt am Handy, welche Dichtung 2022 in der Anlage in Bochum verbaut wurde, und bekommt die Antwort mit Verweis auf das Protokoll.
Arbeitet mit
Netzlaufwerk, SharePoint, PDF-Handbücher, Servicehistorie

Service

Ein Postfach, das sich selbst sortiert

Mit KI

Heute
In info@ landen Anfragen, Reklamationen, Rechnungen und Werbung durcheinander. Jemand muss alles lesen, weiterleiten und auf die Standardfragen immer wieder dieselbe Antwort schreiben.
Danach
Eingehende Mails werden erkannt und an die richtige Stelle verteilt. Für Fragen wie „Wo bleibt meine Lieferung?“ liegt ein Antwortentwurf mit dem echten Status aus dem ERP bereit. Abgeschickt wird erst nach einem Blick darauf.
Arbeitet mit
Outlook / Exchange, ERP, Versanddienstleister

Vertrieb

Angebote am selben Tag statt nächste Woche

Mit KI

Heute
Für jedes Angebot werden Stücklisten, Preise und Textbausteine aus drei Quellen zusammengesucht. Bis es rausgeht, hat der Kunde schon woanders angefragt.
Danach
Aus der Anfrage entsteht ein fertiger Angebotsentwurf mit Positionen, Preisen und passendem Anschreiben. Ihr Vertrieb prüft, passt an und verschickt.
Arbeitet mit
ERP, CRM, Word-Vorlagen, Preislisten

Geschäftsführung

Der Montagsbericht ist schon da

Ohne KI, feste Regeln reichen

Heute
Auftragseingang, offene Posten und Lieferverzug stehen in verschiedenen Systemen. Jemand baut den Bericht jede Woche von Hand zusammen, und am Ende stimmen die Zahlen nicht ganz überein.
Danach
Der Bericht baut sich jeden Montag um sieben Uhr selbst, aus denselben Quellen, nach denselben Regeln. Ausreißer sind markiert. Dafür braucht es keine KI, nur saubere Verbindungen.
Arbeitet mit
ERP, DATEV, CRM, Excel

Personal

Bewerber, die nicht drei Wochen warten

Ohne KI, feste Regeln reichen

Heute
Bewerbungen kommen über Portal, E-Mail und Post. Bis alles gesammelt, weitergeleitet und beantwortet ist, hat die gute Kandidatin schon woanders zugesagt.
Danach
Jede Bewerbung wird sofort bestätigt, die Unterlagen landen vollständig an einem Ort, Terminvorschläge gehen automatisch raus. Wer eingeladen wird, entscheiden weiterhin Sie.
Arbeitet mit
Jobportale, E-Mail, Kalender, Personalakte
Mehr dazu
Ausführlich im Ratgeber

Ihr Ablauf ist nicht dabei? Die meisten sind es nicht genau so. Beschreiben Sie uns Ihren

KI kann viel. Aber nicht alles, was ihr gerade nachgesagt wird.

Viele unserer Lösungen kommen ganz ohne KI aus. Wir sagen Ihnen vorher, wo sie hilft und wo eine einfache Regel besser ist.

Dafür setzen wir KI ein

Unordentliche Dokumente lesen
PDFs, Scans, Mailtexte in jedem Layout. Genau das, woran feste Regeln scheitern.
Entwürfe schreiben, die ein Mensch prüft
Antworten, Angebote, Zusammenfassungen. Die Arbeit ist zu achtzig Prozent erledigt, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Wissen finden und belegen
In tausenden Seiten die richtige Stelle finden und die Quelle gleich mitliefern.
Sortieren und zuordnen
Welche Mail gehört zu wem, welche Rechnung zu welcher Bestellung.

Dafür nicht

Rechnen und Buchen
Das erledigen feste Regeln. Zuverlässig, nachvollziehbar, prüfbar.
Entscheidungen, für die jemand geradesteht
Freigaben, Kündigungen, Kreditlimits. Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet.
Abläufe, die niemand kennt
Wer einen chaotischen Prozess automatisiert, hat hinterher automatisiertes Chaos. Erst ordnen, dann automatisieren.
Fälle, die dreimal im Jahr vorkommen
Da ist der Mensch schneller und günstiger. Wir sagen Ihnen das auch so.

Erst ein Ablauf. Dann der nächste.

Kein Digitalisierungsprojekt über zwei Jahre. So läuft es typischerweise beim ersten Ablauf, bis er im Alltag funktioniert.

  1. Woche 1

    Prozess-Check

    Wir sitzen einen Tag bei Ihnen und schauen den Leuten über die Schulter, nicht nur aufs Organigramm. Danach haben Sie eine Liste: welche Abläufe sich lohnen, was sie kosten und was sie bringen.

  2. Woche 2 bis 3

    Prototyp mit Ihren echten Daten

    Keine Demo mit Musterdaten. Ihr Team testet an echten Bestellungen, Rechnungen und Mails und sagt uns, wo es hakt.

  3. Woche 4

    Einführung

    Wir schulen die Menschen, die damit arbeiten. Der alte Weg läuft parallel weiter, bis alle dem neuen vertrauen.

  4. Danach

    Betrieb und Betreuung

    Wir überwachen, passen an und sind erreichbar. Ein fester Ansprechpartner mit Telefonnummer, keine Ticket-Hotline.

Was Geschäftsführer uns zuerst fragen

Müssen wir dafür neue Software einführen?

In den meisten Fällen nicht. Wir docken an das an, was Sie schon haben: ERP, DATEV, Outlook, Excel, Ihr Netzlaufwerk. Wo es keine offizielle Schnittstelle gibt, finden wir trotzdem einen sauberen Weg.

Wo liegen unsere Daten?

Auf Servern in der EU, auf Wunsch in Deutschland oder bei Ihnen im Haus. KI-Modelle nutzen wir nur über Verträge, die das Training mit Ihren Daten ausschließen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen Sie selbstverständlich.

Was passiert, wenn die KI sich irrt?

Deshalb schaut bei uns ein Mensch drauf, bevor etwas verschickt oder gebucht wird. Unsichere Fälle werden markiert, nicht geraten. Jeder Schritt ist protokolliert und lässt sich nachvollziehen.

Ersetzt das Mitarbeiter?

Darum geht es nicht. Im Mittelstand fehlen eher Leute, als dass zu viele da sind. Automatisierung nimmt Ihren Fachkräften die Arbeit ab, für die Sie sie nicht eingestellt haben.

Wir sind nur 40 Leute. Lohnt sich das überhaupt?

Gerade dann. In kleinen Teams fällt jede Stunde Abtipparbeit sofort auf, und wenn jemand krank ist, bleibt sie liegen. Wir fangen mit einem einzigen Ablauf an, nicht mit einem Großprojekt.

Was kostet so etwas?

Das hängt am Ablauf. Nach dem Prozess-Check bekommen Sie ein Angebot mit einer klaren Summe und eine ehrliche Rechnung, ab wann sich das trägt. Wenn es sich nicht rechnet, sagen wir Ihnen das.

Wo arbeiten Sie? Nur im Ruhrgebiet?

Wir sitzen in Hattingen und sind im Ruhrgebiet und in NRW auch vor Ort, etwa in Bochum, Essen, Dortmund oder Wuppertal. Die eigentliche Umsetzung läuft remote, deshalb arbeiten wir mit Betrieben in ganz Deutschland.

Was ist mit dem EU AI Act?

Die typischen Büroanwendungen gelten dort als geringes Risiko. Seit Februar 2025 müssen Unternehmen aber sicherstellen, dass ihre Leute KI kompetent einsetzen. Die Schulung und eine kurze Dokumentation gehören bei uns deshalb zu jeder Einführung.

Aus dem Ratgeber

Alle Beiträge

Aus Hattingen. Nicht aus dem Silicon Valley.

Hinter Solutial stehen Ulrich und Rene Klaffki. Wir bauen seit über zehn Jahren Software für Betriebe, die keine eigene IT-Abteilung haben und auch keine brauchen sollen.

Sie sprechen bei uns mit denen, die es auch umsetzen. Im Ruhrgebiet und in NRW kommen wir vorbei, wenn es sinnvoll ist. Für Betriebe in ganz Deutschland arbeiten wir remote. Und wir sind auch nach dem Projekt noch am Telefon.

Jahre Erfahrung
10+
Kunden
52
Projekte
85

Was wir für andere bauen, betreiben wir auch selbst. Eigene Produkte aus der Gruppe: